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Les Terrasses du numérique : le programme détaillé est en ligne

Les 27 et 28 juin prochains, les universités de Strasbourg et de Haute-Alsace s’associent pour organiser un grand évènement autour du numérique au service de la pédagogie : les Terrasses du numérique. Durant ces deux jours, des conférences, ateliers et retours d’expérience seront proposés aux enseignants. L’occasion de se réunir et de partager découvertes, questionnements et bonnes pratiques.

Découvrez le programme détaillé des Terrasses du numérique.

L’inscription est gratuite mais nécessaire, réservée aux personnels de l’Unistra, de l’UHA, de l’ENGEES et de l’INSA : inscriptions en ligne, par courriel (abardon@unistra.fr) ou par téléphone (Audrey Bardon, 03 68 85 64 45).

L'annuaire de l’Unistra, désormais sur mobile !

Afin d’améliorer un peu plus l’accès aux services numériques de l’université, une version mobile de l’annuaire en ligne a été développée. Réalisée par le département Web et Diffusion scientifique de la DUN, elle dispose de toutes les fonctionnalités du site internet dans un format allégé et pratique, et facilitant ainsi la recherche (de coordonnées).

Testez dès à présent la nouvelle version sur votre téléphone : http://annuaire.unistra.fr/m/

Comment ajouter un accès direct à l'annuaire sur l'écran d'accueil de votre téléphone mobile ?

  • Sur Android : une fois connecté à http://annuaire.unistra.fr, enregistrez la page en favori, puis, dans vos signets, faites un appui long et sélectionnez "Raccourci sur la page d'accueil"
  • Sur iPhone : une fois connecté à http://annuaire.unistra.fr, cliquez sur le bouton "Partager" (celui représentant une flèche sortant d'un carré) et sélectionnez "Ajouter à l'écran d'accueil".

Le projet Alisée a désormais sa lettre d’information

Parmi les nombreux projets du schéma directeur numérique de l’université, Alisée est sans doute l’un des plus importants : il vise à remplacer Apogée par un outil puissant de gestion et suivi des étudiants, depuis leur pré-inscription jusqu'à leur statut d'ancien élève. Ce vaste chantier facilitera ainsi les procédures pour l’ensemble de la communauté universitaire.

Afin de vous faire découvrir ce grand projet et vous tenir informés de son avancée, un hors-série de la lettre du schéma directeur numérique lui est désormais consacré. Cette lettre d’information fera régulièrement le point sur les différents chantiers, les grandes étapes, le plan de formation, etc.

Pour consulter la lettre d’information et vous y abonner : Lettre hors-série Alisée

Projet SIGB, le début du dialogue

Le projet d'acquisition d'un nouveau SIGB se fait à travers une procédure de dialogue compétitif. Sur les 9 sociétés ayant posé leur candidatures, 5 ont été retenues pour la phase suivante, celle du dialogue proprement dit. Le 31 mai, le dossier de consultation (règlement de la consultation, acte d'engagement, programme fonctionnel) leur a été envoyé et elles ont jusqu’au mercredi 27 juin 12 heures pour remettre leur offre. Le dialogue est prévu sur trois auditions. La première durera une demi-journée pour chaque société et se déroulera du 10 au 13 juillet.

Début du paramétrage d'Alisée

Depuis le 5 juin, le paramétrage du domaine offre de formation sur Alisée a commencé. Il s'agit de programmer l'outil en paramétrant les champs et les fonctionnalités nécessaires pour traiter toutes les actions relatives à l'offre de formation. Au fil de cette étape, les paramétreurs élaborent aussi les documents qui seront utiles pour les futures formations à l'outil. Ce travail exigeant et prenant associe actuellement 14 personnes côté Unistra et le consultant Ellucian référent pour le domaine offre de formation, Sophie Leson.

Éditorial

 

Une fin d’année riche en nouveautés

L’année universitaire qui s’achève a été riche de projets dans le domaine du numérique. Cette dernière lettre avant l’été est l’occasion de faire le point avec vous de différents projets et de leur avancée : mise en place d’une gestion électronique de documents et d’un mécanisme de signature électronique, lancement du projet référentiel, élaboration de la politique de sécurité de l’information de l’université.

Découvrez également les nouveaux services mis en place à l’université : Jitsi, l’outil de communication instantanée déployé via l’ENT qui permet chat, partage d’écran ou encore visioconférence à partir de votre poste de travail, ainsi que la nouvelle plateforme d’accès aux thèses et mémoires de l’université.

Ce numéro est aussi l’occasion de vous faire découvrir de l’intérieur un service que vous êtes nombreux à utiliser régulièrement sans pour autant en connaitre le fonctionnement : le support informatique.

Au-delà des projets, l’année 2012 a vu la création du Centre de Culture Numérique (CCN). Situé au rez-de-chaussée de l’Atrium, ce lieu propose différents espaces ouverts aux étudiants, aux personnels, aux partenaires extérieurs, et plus généralement à la cité. Il met à votre disposition des outils et des matériels (tableaux blancs interactifs, tablettes, visioconférence immersive). Autant de solutions que vous pouvez venir découvrir, tester, vous approprier. Le Centre de culture numérique propose également des activités autour du numérique : conférences ouvertes au public (la dernière conférence sur les jeux sérieux a attiré plus de 80 personnes), des formations, des séminaires, etc.

La prochaine manifestation importante que va accueillir le centre se déroulera les 27 et 28 juin prochains : les Terrasses du Numérique. Organisée avec l’Université de Haute Alsace, elle est ouverte à tous les enseignants des universités, de l’ENGEES et de l’INSA. Découvrez le programme de ces journées et n’hésitez pas à vous inscrire comme l’ont déjà fait plus de 170 collègues.

Il me reste à vous souhaiter à tous un excellent été et à vous inviter dès la rentrée à suivre l’actualité du numérique sur le site des services numériques !

Catherine Mongenet

Vice-présidente "Politique numérique et système d'information"

GED : Gestion Électronique de Documents

 

Les usages numériques se développent en profondeur au sein de l’université. Les différents acteurs s’appropriant les outils mis à leur disposition, l’appétence pour de nouveaux services numériques se fait jour. En corollaire des usages grandissants, la construction d’un patrimoine numérique devient une évidence : il n’existe pas aujourd’hui de service métier au sein de l’université qui ne produise une masse importante de documents sous forme électronique, dans le domaine administratif, pédagogique ou scientifique. C’est ce qui avait été mis en exergue lors de la construction du Schéma Directeur Numérique (SDN) dès 2009 et précisé dans la construction du projet transversal 3.0 « University Content Management » en 2011. La mise en œuvre d’une gestion de ce patrimoine est une nécessité, comme c’est l’opportunité d’une meilleure efficacité d’accès aux documents.

La mise en œuvre d’une Gestion Électronique de Documents (GED), projet du programme 3 du schéma directeur numérique, entre aujourd’hui en phase opérationnelle. La GED s’appuie sur une solution informatique qui permet la gestion à la fois des documents et des informations  qui les caractérisent. Cependant, avant d’intégrer les documents dans une solution logicielle, il convient d’identifier ceux que l’on souhaite gérer, et surtout les processus ayant permis de les créer. Il est aisé de comprendre que la production des documents administratifs peut suivre des circuits divers si l’on compare celle d’un compte rendu de conseil d’administration, l’édition d’une convention juridique ou d’un courrier. Les services administratifs qui produisent ces documents en connaissent les processus d’écriture et de validation. Mais il convient également d’en définir les processus d’enregistrement, de stockage, d’archivage, de documentation et de diffusion. Les documents pédagogiques ou scientifiques, images, vidéos, ressources animées, diaporamas, etc., suivent également leurs propres processus de construction et nécessitent une gestion tout aussi précise pour des usages très différents.

Matérialiser ces processus (nommés « workflow »), c’est également définir les informations dont on peut disposer sur chaque document et surtout leurs conditions d’accès ou d’échanges futurs. Ainsi, la GED permet de définir si un document est public ou réservé à certains usagers, pour toujours ou pour un temps limité, et d’envisager son cycle de vie dès sa création.

Une fois les documents référencés et documentés dans la solution de GED, leur recherche en est facilitée et rendue plus efficace, depuis la GED comme depuis des services extérieurs tels que l’ ENT ou le site internet de l’établissement. La connexion de la GED au référentiel des personnes et à leurs droits autorise une gestion très fine des accès, et l’on peut enfin effectuer des recherches précises.

La mise en œuvre d’une GED à l’Université de Strasbourg vient ainsi de commencer : une solution logicielle a été choisie pour ces capacités et son coût raisonnable (NUXEO, solution OpenSource) et la définition et l’installation des infrastructures serveur nécessaires est en cours. En parallèle, l’équipe projet (DUN / DI) a organisé plusieurs rencontres avec des services centraux volontaires pour définir quelques processus qui seront implantés au sein de la GED dans les semaines à venir, notamment dans le domaine des ressources humaines, des services financier ou juridique, par essence  producteurs d’un volume important de documents.

Il sera ainsi possible de qualifier une démarche qui pourra ensuite être généralisée à l’ensemble de l’université. Dès la rentrée prochaine, il sera possible d’utiliser la solution sur un premier corpus de documents à partir des premiers processus définis. On pourra ainsi mesurer les plus-values apportées. Restera ensuite à approfondir cette mise en place pour que la GED puisse atteindre son intégration totale dans nos systèmes et nos métiers au cours de l’année 2012-2013.

Philippe Portelli

Directeur de la Direction des Usages du Numérique (DUN)

Plus d'informations :
Consulter la page présentant le projet "University Content Management" sur le site des services numériques.

Jitsi : une solution de communication instantanée pour tous

 

La communication instantanée est une pratique qui se développe tant dans la sphère privée que dans la sphère professionnelle. Nous sommes nombreux à utiliser des solutions dont certaines sont connues (comme MSN Messenger ou Skype) pour dialoguer à distance en utilisant le réseau Internet : texte via le clavier, image via une caméra web, son par le micro ou le téléphone, échange de documents, partage d’écran, conférence à plusieurs, etc.

Ces pratiques se développent à l’université, que l’on souhaite communiquer entre membres du personnel, entre enseignants et étudiants ou avec des partenaires extérieurs. Si le choix d’une solution pour un usage domestique relève de la responsabilité de chacun, l’usage de communication instantanée au sein de l’Université doit s’appuyer sur des solutions techniques assurant la traçabilité des données et garantissant un niveau de service élevé, notamment lorsque les échanges mettent en œuvre des données qui peuvent être sensibles. La question du coût des solutions doit également être étudiée finement : une solution gratuite peut induire des coûts cachés, une solution payante apporter des garanties de sécurité mais ne pas permettre de rester dans une fourchette de coût raisonnable quand il s’agit de généraliser l’usage à tous les usagers, nombreux, de l’université.

C’est pourquoi a été décidé de mettre en œuvre une solution spécifique à l’Université de Strasbourg, fondée sur un développement OpenSource, mais spécialement adaptée et intégrée au système d’information de l’établissement. Cette solution se nomme Jitsi, elle a été développée par un ancien étudiant de notre université aujourd’hui chef d’entreprise. Elle apporte non seulement la plupart des options rencontrées dans les solutions les plus utilisées sur le marché, mais y ajoute des avantages indéniables.

Ainsi, son installation sur nos serveurs et sa connexion à l’annuaire LDAP de l’université garantissent une communication simplifiée et sécurisée entre tous les acteurs de l’université (personnels et étudiants). S’y ajoutent des fonctions de communication d’un ordinateur vers un poste téléphonique ou la vidéoconférence à plusieurs qui apportent une véritable plus-value dans les échanges, qu’ils soient administratifs ou pédagogiques.

Conduit depuis plusieurs mois, le projet de développement de la version « Unistra » de Jitsi est  désormais abouti et le déploiement à grande échelle de la solution est prévu dès la rentrée prochaine. Il conviendra pour chacun de télécharger via l’ ENT et d’installer sur son poste de travail un logiciel « client ». Toutes les personnes de l’université pourront ainsi communiquer en utilisant le réseau Osiris. La vidéoconférence à plusieurs permettra d’organiser des réunions ou des classes virtuelles très facilement, et la sécurité de l’ensemble sera assurée en même temps que celle des infrastructures informatiques de l’université. Ce service pourra être amélioré dans le temps, suivant les usages observés. La communication vidéo notamment, qui s’est considérablement développée par l’usage des salles de visioconférence, pourra y trouver un prolongement naturel, surtout lorsqu’il s’agit de communications entre deux ou trois personnes qui pourront simplement communiquer en visioconférence en lançant Jitsi à partir de leur poste de travail.

Tout est question d’usage et d’appropriation : définir les usages avec les usagers, construire les services en regard des besoins, c’est la démarche de notre université. Elle est la preuve que le numérique est l’affaire de tous et que la mise en œuvre des projets du Schéma Directeur Numérique construit plus que des services, elle bâtit une culture partagée dont chacun est l’acteur.

Philippe Portelli

Directeur de la Direction des Usages du Numérique (DUN)

Plus d'informations :
Consulter la page présentant le "Projet Jitsi" sur le site des services numériques.

Vers une politique de sécurité de l'information à l'université

 

Comme cela avait été annoncé dans la lettre du SDN n°3, le projet Système de Management de la Sécurité de l'Information (SMSI) délivre ses premiers documents de référence.

Une analyse des risques a été initiée au mois de mars sous la forme d'entretiens avec les responsables de services de l'université, conduisant à l’écriture d’un document qui établit une Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) pour l’établissement.

Élément primordial dans le processus engagé, ce texte indique les priorités de l'établissement en matière de sécurité de l'information et les objectifs à atteindre. Il fournit une feuille de route claire sur les actions à entreprendre à court et moyen termes dans le but d'améliorer le niveau de sécurité du Système d'Information (SI) et ce, au bénéfice de tous ses usagers.

Il a été validé dans sa version finale en date du 21 juin.

En concertation avec Catherine Mongenet, la mise  en application de cette PSSI s’appuie d'ores et déjà sur un plan d'action proposé par la Direction informatique pour les années 2012 et 2013. Celui-ci détaille les grands chantiers à mettre en œuvre pour atteindre le niveau de sécurité conforme aux besoins énoncés par les 34 personnes interviewées en mars.

Cette étape est la première, essentielle, d’une longue série, mais grâce au projet SMSI, le cap est désormais fixé.

Référence

« Améliorer la sécurité de l’information » par Guilhem Borghesi.
Paru dans Schéma Directeur Numérique : Newsletter n°3, mars 2012.

Guilhem Borghesi

Responsable Sécurité du Système d'Information (DI)

Plus d'informations :
Consulter la page présentant le projet "Système de Management de la Sécurité de l'Information (SMSI)" sur le site des services numériques.

Le référentiel : pierre angulaire du futur système d’information

 

Un travail d'expression des besoins sur les projets transverses 1.0, 2.0 et 3.0 du Schéma Directeur Numérique (SDN) a été mené l’an dernier. Ce travail a permis l'identification des différents types d'acteurs impliqués à l'université et à la définition de leurs rôles et droits qui servent aujourd’hui de point de départ pour la mise en place d'un référentiel au sein du Système d'Information (SI).

Ce référentiel contiendra à terme l'ensemble des personnes et des structures de l'université et sera interfacé au fur et à mesure avec les bases métiers. L'objectif visé avec la mise en place d'un tel référentiel est de garantir la qualité et la cohérence des données, grâce aux synchronisations avec les différentes applications métiers, et à la définition de processus pour la gestion de ces informations. Ce projet structurant nécessite toute l’expertise et la validation des directions métiers et devra également trouver un point de convergence avec le projet Alisée pour lui servir d’appui dès sa mise en œuvre.

Planning prévisionnel du projet

  • Lancement du marché public (choix la solution) : avril 2012
  • Lancement du projet : juin 2012
  • Définition des spécifications (ateliers de travail) : juillet et septembre 2012
  • Mise en place d'une plateforme de test : début juillet 2012
  • Mise en place des premières spécifications : fin juillet 2012
  • Installation et pré-production : de septembre à fin novembre 2012
  • Vérification du fonctionnement de l'application : décembre 2012
  • Mise en production : janvier 2013

Sylvie Lopez

Architecte fonctionnel du projet Alisée

Plus d'informations :
Consulter la page présentant les projets transverses du SDN "Projets transverses du SDN" sur le site des services numériques.

Assistance informatique : le support est à votre écoute

 

Problème de connexion, serveur en panne, besoin de matériel multimédia … Depuis 2009, le support est chargé de suivre et traiter les demandes et incidents, constituant le point d’entrée unique à la fois de la Direction Informatique (DI) et de la Direction des Usages du Numérique (DUN). Une enquête récente a révélé un taux de satisfaction des utilisateurs du support de 95%. Des résultats très positifs qui s’expliquent par les efforts constants employés pour améliorer le service rendu aux utilisateurs et pour le replacer au cœur du système d'information.

C’est au sein du bâtiment Lebel que s’affaire l’équipe du support de la Direction informatique. Casque téléphonique sur les oreilles, le regard oscillant entre leur moniteur et l’écran de contrôle : les quatre jeunes hommes résolvent une à une les demandes d’assistance de l’ensemble de la communauté universitaire.

D’abord constitué par des personnels de la DI qui se relayaient, le support reçoit aujourd’hui l'appui de techniciens d'un prestataire externe, supervisés par Marc Velcin et Christophe Debeire (DI). « Depuis l’arrivée de la nouvelle équipe en 2010, nous avons gagné en qualité et en efficacité, s’enthousiasme ce dernier. En 2009, seuls 20% des requêtes étaient résolues par le support. Le reste était transmis pour traitement aux départements de la DI et de la DUN. En cas d’incident par exemple, les personnels devaient résoudre les demandes urgentes et dans le même temps, répondre aux multiples sollicitations du support. Disposer d’une équipe de professionnels permanents a permis d’atteindre aujourd’hui 60% de résolution directe, et décharger ainsi les autres départements qui peuvent se consacrer à la résolution des problèmes et demandes les plus compliqués. »

Autre atout de cet appel à un prestataire externe : la possibilité de moduler le nombre de techniciens sur place. « Ils sont généralement quatre à répondre aux sollicitations durant l’année. À la rentrée où l’activité est plus importante, deux personnes viennent renforcer l’équipe, tandis que la période des congés demande au contraire moins de mobilisation. Quelle que soit la période de l’année, vous êtes certain de pouvoir joindre quelqu’un durant les plages horaires du service, appuie Christophe Debeire. » Disponible tous les jours ouvrés de 7h45 à 18h, l’équipe peut être contactée par courriel, formulaire web ou par téléphone. Le responsable du support conseille néanmoins « de réserver les appels aux cas d’urgence tels qu’un problème technique en amphi ». Chaque demande d’assistance est automatiquement enregistrée – ce qu’on appelle « ticket » - garantissant sa traçabilité.

Un travail de fond pour des services toujours plus performants

Un important travail d’identification et de classification des demandes et procédures a été engagé par le support en collaboration étroite avec les autres départements de la DI et de la DUN. L’équipe dispose aujourd’hui d’un catalogue de 800 procédures minutieusement classées et détaillées, leur permettant de répondre efficacement à l’éventail des demandes. « Le temps d’attente peut parfois durer quelques minutes. Connaitre sur le bout des doigts les 800 procédures, c’est évidemment impossible. A moins d’être un robot ! »

De multiples questions, autant de consignes à suivre, mais une seule règle : « ne laisser personne sans réponse ! » « Très souvent, l’interlocuteur ignore tout simplement qu’il existe de la documentation[1], indique le responsable du support. Si la demande est complexe le support l'escalade immédiatement vers les départements concernés, si elle nécessite la mise en œuvre d'un processus de validation, le support renvoie immédiatement la personne vers le bon interlocuteur ». Résultat : 80% des requêtes sont résolues en moins de 24h !

Au-delà de ses fonctions élémentaires, le support permet par ailleurs de révéler des tendances ou dysfonctionnements. « Il y a deux ans, nous avons constaté que les demandes de réinitialisation de mot de passe de l’ENT étaient particulièrement récurrentes. On a donc constitué un groupe de travail commun entre la DI et la DUN pour étudier le problème, qui a conduit à des modifications de l’outil et à la réalisation de documentations. » L’année suivante, les demandes avaient baissé de 25%. Des actions correctives régulières sont ainsi mises en place à partir des retours du support. « C’est un véritable moteur pour nos directions, nous obligeant sans cesse à nous mettre à niveau pour répondre aux besoins des utilisateurs ».

Note

[1] La plupart des documentations sont accessibles via le site des services numériques de l’université.

Christophe Debeire

Responsable du support

Audrey Bardon

Chargée de communication (DUN)

Plus d'informations  :
Pour contacter le support informatique, rendez-vous sur le site des services numériques.

Dépôt-Thèses et Thèses-Unistra

 

Déposez et consultez en ligne les thèses et les mémoires de l’Université de Strasbourg

Les plateformes Dépôt-Thèses et Thèses-Unistra sont ouvertes depuis le 22 mai dernier !

Thèses-Unistra offre l’accès à quelque 1500 thèses électroniques ainsi qu’à une sélection de mémoires de diverses disciplines. Également accessible depuis l’onglet « Documentation » de votre ENT, cette plateforme en ligne présente de nombreuses fonctionnalités : abonnement à un fil RSS, interface trilingue (français, anglais, allemand), recherche thématique ou avancée, lecture en ligne ou téléchargement… Le texte intégral est accessible en fonction du mode de diffusion choisi par l'auteur : diffusion sur Internet, diffusion restreinte à la communauté universitaire ou non-diffusion temporaire dans le cas des thèses confidentielles. Vous pouvez consulter les thèses et les mémoires diffusés de manière restreinte sur authentification (identifiants ENT), ou librement sur les ordinateurs des bibliothèques de l’université.

Thèses-Unistra est enrichie par la nouvelle plateforme Dépôt-Thèses. Bilingue français / anglais,  celle-ci permet aux étudiants et docteurs de déposer très facilement les fichiers de leur thèse ou mémoire, ainsi que tous les documents administratifs nécessaires. Pour accéder à ce nouveau service, les étudiants et les docteurs doivent se connecter à l’ENT, onglet « Mon dossier ».

Adeline Rege

Responsable du Département des Collections - SCD

Plus d’informations :
Consulter la page présentant le projet "Dépôt et diffusion électronique des thèses" sur le site des services numériques.

Contributions au montage de ce numéro

Coordination éditoriale

  • Catherine Mongenet
    (Rédactrice en chef)
  • Philippe Portelli
    (Rédacteur en chef adjoint)
  • Audrey Bardon
    (Secrétaire de rédaction)
  • Cécile Zanetta
    (Secrétaire d'édition)

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